Q & A（よくある質問と回答）
電子帳簿保存法について
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2022年1月1日から、電子取引に関するデータ保存の義務化が始まりました。つまり、「データでもらった書類はデータで保存をする」「保存のルールは法律で定めました」ということです。 なお、2023年12月末までは従来通り（紙で保存）が認められていますが、それまでに準備をする必要があります。
詳細については、国税庁のパンフレットをご覧ください。 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021012-095_03.pdf
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- ①電子帳簿等保存
- ②スキャナ保存
- ③電子取引
データがあるものはデータのまま保存、紙で受け取ったものはデータ化して保存します。 社内の運用上、印刷することは問題ありませんが、原本はデータで保管しなければなりません。
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①電子帳簿等保存
主に自社で作成した書類が対象で「パソコンで作成」した書類は「データのまま保存」することです。
⇒会計ソフト、エクセル、ワードからPDFを作成して、アップロードすることをおすすめします。
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②スキャン保存
紙で受領した書類（見積書や請求書）は、「スキャン・写真撮影」して「データ化して保存」することです。
⇒FAX・手渡し・郵送された「紙の書類」をPDFデータに変換して、アップロードすることをおすすめします。
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③電子取引
主にメールの添付ファイル、ネットからダウンロードしたデータは「データのまま保存」することです。
⇒データで受け取ったものを「印刷→スキャン」は認められません。データのままアップロードすることをおすすめします。
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登録事項の「改ざん、削除、不正編集」を抑制する条件です。
本ソフトでは、登録時にタイムスタンプ（サーバー内で自動的に信頼のある時刻を付与する）機能を使って、いつ登録されたかを管理しています。
また、削除時にもタイムスタンプ機能を使っているので、削除作業を行った時間も管理しています。
タイムスタンプはユーザー（お客様）が変更できない仕組みなので、改ざんは出来ないと共に「年月日時分秒」を正確に記録します。
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パソコン・ディスプレイ・プリンタを用意する条件です。
通常、入力される方はパソコンを利用されているので、パソコン・ディスプレイは用意されているはずです。
⇒プリンタも要件に含まれておりますので、ご用意下さい。
また、操作マニュアル・仕様書は「ホーム画面」＞「マニュアル」から閲覧・保存・印刷が可能です。
登録関連
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パターンA：発行した書類は、元データ（伝票ソフトやエクセル）があるはずなので、それをPDFに変換します。
パターンB：紙で受領した書類は、スキャナで読み取って、PDFに変換します。
パターンC：データで受領した書類（メールの添付ファイル）は、データのままパソコンに保存します。
※スキャナをお持ちでない方は「スマホ・タブレット」から登録が可能です。
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紙で受領した書類は、スキャナで読み取ってPDFに変換する必要がありますが、スキャナをお持ちでない場合は、スマホ・タブレットのカメラ機能を使ってデータ化・登録が出来ます。
手順1：受領した書類をスマホ・タブレットのカメラ機能で撮影をします。
手順2：帳簿Storageにアクセスして、必要項目を入力します。
手順3：「ファイルを選択」をタップ、「iOSの場合はフォトライブラリ」「Androidの場合はファイル」から、写真を選択します。
※スマホ・タブレットは高画質なため、画像容量が3MBを超えている可能性があるので注意して下さい。
手順4：登録ボタンをタップすると登録が完了します。
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iOSではiOS11以降、画像のファイル形式が「JPEG」から、より高効率な「HEIF」が標準になっています。
最新OSバージョンで書類を写真撮影した場合「HEIF」で写真が保存されますが、こちらのファイル形式で保存されたデータはアップロードすることはできません。
また、写真選択時に、データのサイズ（実際・大・中・小）を切り替えて、3MBを超えないようにしてください。
HEIFとJPEGの切替方法
・方法1
iPhone / iPad 設定＞「カメラ」＞「フォーマット」＞「カメラ撮影」を「互換性優先」に変更してから、撮影してください。
・方法2
iPhone / iPad 設定＞「カメラ」＞「設定を保持」＞「Live Photos」モードをオフに変更してから、撮影してください。
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推奨はPDFです。jpg、png、エクセル、ワードもアップロードできます。
⇒データの安定性から、PDFをおすすめしています。
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ファイルサイズが3MBを超えている可能性があります。
⇒スマホから書類の写真をアップロードする際は、3MBを超えないように気をつけてください。
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ファイルの種類が間違っている可能性があります。
⇒アップロードしたいファイルを確認して下さい。
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クラウドの使用率が上限ギリギリの可能性があります。
⇒登録画面下にある、使用率が90％を超えるか、赤い表示になっていたらご連絡下さい。
- A
・必須項目が未入力
・金額の形式がおかしい
・ファイルが選択されていない
⇒エラー箇所にメッセージが表示されるので、指示のとおりに修正をして下さい。
- A
検索結果には、発行日・金額・相手・備考・登録日が一覧表で表示されます。
⇒備考欄に簡単なメモ書きがあれば、書類を表示確認しなくても内容がわかりやすいです。
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「検索」機能を使って、同じデータが存在するか確認して下さい。
⇒「発行日・金額・相手」が同じ書類は、重複登録できないので安心してください。
- A
「発行日・金額・相手」が同じデータ、つまり、同じ書類が登録されている可能性があります。
⇒「検索」機能を使って、アップロードされた書類を確認して下さい。
- A
手順1：「削除」機能を使って、誤って入力したデータを削除します。
⇒「削除」機能から検索をする際「誤った内容（入力した通り）」で検索をする必要があります。
手順2：削除すべき内容を見つけてから「削除」を実行します。
⇒本当に削除するべき内容か「表示」をして確認をおすすめします。
手順3：「登録」機能を使って、新たに入力します。
⇒間違いの無いよう、登録をお願いします。
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通常は「日付・金額・相手」書類を登録すると、重複の可能性があるためエラーになります。
可能性は低いですが、「道路工事・その1」「道路工事・その2」のように関連する書類で、偶然にも同じ日付・金額・相手のあった場合、『相手の後ろに数字を入力』することで、登録が可能です。
例：1月1日・10,000円・あおぞら商事（備考に道路工事・その1）
例：1月1日・10,000円・あおぞら商事2（備考に道路工事・その2）
⇒このデータは、相手を「あおぞら商事」に設定して検索すると、両方表示可能です。
※相手を必要以上に改造すると、検索にヒットしなくなる可能性があるので、あくまでもやむを得ない場合にのみ活用してください。
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対応①ショッピングサイトで買い物をした場合、請求書・領収書（品名が記載されているもの）をPDFでダウンロードできる場合。
⇒ダウンロードしたものをアップロードして下さい。
対応②メール・ウェブ上に内訳・金額の文章しかなく、PDFが存在しない場合。
⇒ブラウザの印刷機能で、【ヘッダー・フッター】を印字した状態でPDF化してからアップロードして下さい。
※Windowsの場合、設定をしなくてもプリンターの切替から『PDFに保存』が存在しているので、その機能を活用してください。
※ヘッダーフッターには、印刷時間・その画面のURLが記載されるように設定すると、より信頼性が高くなります。
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対応①必要なシートだけを新たなエクセルにコピーをして、1つのシートしかないエクセルを作ります。
⇒エクセルはシートの枚数にかかわらず、保存されているシート全てで1ファイルとして認識されるので、不要なシートは出来るだけ含まれないようにファイルを作成してください。
対応②必要なシートを開いた状態で、印刷＞PDFへ保存等を行って、エクセルからPDFを作成します。
⇒データが修正できない利点から、PDFを推奨していますので「エクセル→PDF」をおすすめしています。
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ワードもPDFも複数ページで1つのファイルとして認識されます。
⇒複数ページということは、前後ページも関連する書類ですので、そのままアップロードをして下さい。
※全く関係の無いページが含まれている場合は、印刷＞ページ指定を利用して、必要なページだけをPDF化することをおすすめします。
検索関連
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発行日の古い物から順に並びます。同じ日付があれば、登録された順に並びます。
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書類の種類は正しく選択されていますか？
⇒誤った種類で登録されていると、検索にヒットしないので気をつけてください。
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発行日の範囲を広くしてみましょう。
⇒思っていた発行日とは違う日付で登録されている可能性があります。
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金額の範囲を広げてみましょう。
⇒0～9999999999のようにすれば、全ての金額が検索できます。
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相手を社名全てではなく、一部分の入力にしてみます。
⇒法人格の有無、打ち間違いもヒットさせるために、検索範囲を広げてみます。
例：「あおぞら商事」を「株式会社あおぞら商事」ではヒットしません。
⇒あえて「あおぞら」のみで検索すると、法人格の有無にかかわらず、ヒットします。
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例：発行日「1/1～1/31」、金額「0～9999999999」、相手「ある会社」
⇒欲しい月の1日と末日、金額を広範囲、相手をピンポイントで指定すれば可能です。
- A
1回の検索で1件を見つけるのは難しいので、広域から段々と範囲を狭めていきます。
・発行日、金額、相手の中で、わかっている条件は正確に設定して下さい。
⇒相手の社名はわかるはずです。
・わからない条件があった場合は、範囲を広めに設定して下さい。
⇒発行日があいまいであれば、「数ヶ月前」～「今日」のようにしてください。
・たくさん結果が出てきたら、その中から探してみます。
⇒多すぎる場合は、広く設定した範囲を狭めたり、備考を入力して精度を高めます。
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登録した文字の一部でも同じものがあれば、結果に表示されます。
⇒相手「あおぞら商事」は、「あお」「おぞら」「ぞら商」の全てでヒットします。
※文字の間にスペースを入れての検索は出来ません。
- A
まずは、条件を入力して検索→結果の右側にある「表示」をクリックして下さい。
登録されたファイルの種類によって、操作が異なりますが、概ね2パターンあります。
Aパターン：ブラウザ上で、プレビュー（表示）が出来ている場合、ブラウザの印刷機能を使って印刷が可能です。
Bパターン：ブラウザに「ダウンロード」の画面が表示された場合、一度パソコンにダウンロードしてから、印刷を行って下さい。
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まずは、条件を入力して検索→結果の右側にある「表示」をクリックして下さい。
登録されたファイルの種類によって、操作が異なりますが、概ね2パターンあります。
Aパターン：ブラウザ上で、プレビュー（表示）が出来ている場合、書類の上で「右クリック」＞「名前をつけて保存」を選択して、パソコンにダウンロードして下さい。
Bパターン：ブラウザに「ダウンロード」の画面が表示された場合、保存先を選択すれば、パソコンにダウンロードが出来ます。
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ブラウザの印刷機能を使えば、印刷することが可能です。
⇒ブラウザの設定によっては、スマホ用（表の形が違います）で印刷される場合があるので、設定を変更するなどして対応して下さい。
※スマホ用になった場合の一番簡単な回避方法は、用紙設定を横に設定します。
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そのデータ・書類を登録した日を自動的に記録しています。
⇒タイムスタンプ（サーバー内で自動的に信頼のある時刻を付与する）機能なので改ざんは出来ません。
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ワード・エクセルの表示は、お使いのブラウザによりますが、PDFのようにその場で表示できない可能性が高いです。
⇒その場合は書類がダウンロードされるので、ブラウザのダウンロード項目（ブラウザの設定による）に表示されるリストから、選んでクリックすると表示が可能です。
※ダウンロード項目の位置や、ダウンロードメッセージの有無については、ブラウザの設定（個人設定を含む）に準拠しますので、環境に合わせて表示をして下さい。
削除機能
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手順1：「削除」機能から、検索条件を指定して削除したいデータを検索します。
手順2：削除したいデータを発見できたら、念のため「表示」で内容を確認して下さい。
手順3：間違いが無ければ「削除」ボタンをクリックします。
※削除したデータは復元できないのでご注意下さい。
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一度削除されたデータは、復元できません。注意して下さい。
⇒同じ内容で、再登録する必要があります。
※登録日は自動的に入力されるので、再登録した場合は、登録日が変わってしまいます。
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電子帳簿保存法「真実性の要件」の観点から、削除されたデータは「削除済み」としてデータ・ファイル共にクラウド上で保管されます。
⇒通常の検索結果には表示されませんが、「ホーム画面」＞「ツール」＞「削除済み書類の検索」で検索できます。
※削除をした場合、削除日が自動記録されるので、データの改ざん防止をしています。
- A
基本的に登録されたデータ・書類は、削除しないことを前提に運用しています。
⇒検索結果の左側から「発行・受領・その他」書類の識別、「見積書・請求書など」種類の識別が表記されます。
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「削除済み書類の検索」画面は、他の検索画面と同様に画像の表示が可能です。
⇒検索結果の右側にある「表示」をクリックして、印刷やダウンロードをして下さい。
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そのデータ・書類を削除した日を自動的に記録しています。
⇒タイムスタンプ（サーバー内で自動的に信頼のある時刻を付与する）機能なので改ざんは出来ません。
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電子帳簿保存法「真実性の要件」の観点から、完全削除は出来ません。
⇒登録、削除が行われると、日付が自動登録（タイムスタンプを付与）して、データの改ざん防止をしています。
ソフト全体
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手順1：お手元の書類は、「自分が発行」「自分が受領」「金額が無い」のどれに該当するかご確認下さい。
手順2：お手元の書類を、「登録」「検索」「削除」の何をしたいかお考えください。
手順3：手順1と手順2の両方に該当するボタンがあるので、クリックします。
手順4：表示された画面の必要項目を入力して、作業を進めてください。
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ブラウザを開いた初回アクセス時、ログインのIDとパスワードを尋ねられます。
⇒ホーム画面以外へ直接アクセスしても、ログインが要求されます。
※ID・パスワードをブラウザに保存することは推奨しません。
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ブラウザを閉じると、自動的にログアウトされます。
⇒再度ブラウザを開いてアクセスすると、ログインが要求されます。
※ID・パスワードをブラウザに保存することは推奨しません。
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「ホーム画面」のURL（・・・/index.html）をブックマークして下さい。
⇒ブラウザの状態によっては、ログインのIDとパスワードを聞かれるので、正しく入力をして下さい。
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Google Chrome、Mozilla Firefoxを推奨しています。
⇒推奨以外でも動作しますが、表示が乱れる可能性があります。
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Windows・MacOS・スマートフォン・タブレットからアクセス可能です。
⇒ネットを閲覧できる環境であれば、OS・端末に制限はありません。
また、スマホや一部タブレットなど画面の小さい端末の場合、表示方法が見やすく自動で切り替わります。
※いわゆるガラケー・ガラホは非対応です。
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まずはQ&Aをご確認頂き、問題が解消しない場合は、このページ最下部にあるメールアドレスからお問合せ下さい。
⇒2～3営業日以内にメールにて回答差し上げます。
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原則として「金額の無い書類」が対象です。
⇒契約書、覚書、合意書、通知書、送付状など、金額記載の無いものが該当します。
ただし、契約書や通知書の中には「金額記載がある」書類もあるので、その場合は発行書類・受領書類のいずれかに登録して下さい。
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基本プランでご利用いただけるクラウドの容量は1GB（1,000MB）です。
⇒有償で容量を追加することも可能ですので、このページ最下部にあるメールアドレスからお問合せ下さい。
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記録事項の訂正・削除を行った場合には、これらの事実及び内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること：対応
通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、その事実を確認することができる電子計算機処理システムを使用すること：対応
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること：非対応
システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること：対応
保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと：対応
検索要件①取引年月日、取引金額、取引先により検索できること：対応
検索要件②日付又は金額の範囲指定により検索できること：対応
検索要件③二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できること：対応
税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることが出来るようにしていること：対応
